Datenschutzerklärung
Stand: Juni 2026
1. Allgemeines
Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein zentrales Anliegen. BetreuerWerk ist eine webbasierte Software-Plattform, die sich ausschließlich an Berufsbetreuer im Sinne des BtOG richtet und der digitalen Verwaltung von Betreuungsmandaten dient.
2. Verantwortlicher
Florian Hartschwager
Kumbusch 7, 49328 Melle
E-Mail: florian@betreuerwerk.de · Website: www.betreuerwerk.de
3. Datenschutzbeauftragter
Gemäß Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSG sind wir derzeit nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Für datenschutzrechtliche Anliegen wenden Sie sich bitte an: florian@betreuerwerk.de
4. Kategorien verarbeiteter Daten
4.1 Accountdaten
Name, E-Mail-Adresse, Passwort-Hash, Anmeldedaten, Abonnementdaten.
4.2 Betreuten-Daten
Vom Nutzer eingetragene Daten: Name, Adresse, Kontakte, Dokumente, Aktennotizen, KI-Analysen. Hinweis: Der Berufsbetreuer ist hierfür selbst datenschutzrechtlich Verantwortlicher.
4.3 Server-Log-Dateien
IP-Adresse, Zeitstempel, aufgerufene URL, HTTP-Status, User Agent, Referrer – maximale Speicherdauer: 7 Tage.
5. Zwecke und Rechtsgrundlagen
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Accountdaten für den Plattformzugang
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Server-Logs, Session-Cookies
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): freiwillige Profilinformationen
6. Cookies
BetreuerWerk setzt ausschließlich technisch notwendige Session-Cookies ein. Es werden keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies verwendet. Das Session-Cookie wird beim Schließen des Browsers automatisch gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG.
7. KI-Funktionen und Anthropic
BetreuerWerk nutzt die Claude API der Anthropic PBC (USA). Bei der Nutzung von KI-Funktionen werden Eingaben und Dokumenteninhalte an Anthropic übertragen. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) inklusive Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Unter Zero Data Retention (ZDR) speichert Anthropic Eingaben und Ausgaben nicht dauerhaft. KI-Ausgaben sind Vorschläge – keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO.
8. Hosting und Datenspeicherung
8.1 Hetzner Cloud (Hosting)
Alle Serverdaten werden auf Servern in Deutschland (Falkenstein) verarbeitet. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Hetzner ist ISO 27001-zertifiziert.
8.2 Hetzner Object Storage
Dokumente werden verschlüsselt gespeichert. Der Zugriff erfolgt ausschließlich über signierte URLs mit einer maximalen Gültigkeitsdauer von 900 Sekunden. Eine öffentliche Zugänglichkeit der Dokumente besteht nicht.
8.3 Resend (E-Mail-Dienst)
Für den Versand transaktionaler E-Mails (z. B. Willkommens-E-Mails, Einladungen, Systembenachrichtigungen) nutzt BetreuerWerk den Dienst Resend (Resend Inc., USA). Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) inkl. Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Resend verarbeitet ausschließlich E-Mail-Adresse und Versandmetadaten. Eine Nutzung zu Werbezwecken findet nicht statt. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
8.4 Stripe (Zahlungsabwicklung)
Die Abwicklung von Abonnementzahlungen erfolgt über Stripe (Stripe, Inc., USA). Bei Abschluss eines kostenpflichtigen Abonnements werden Name, E-Mail-Adresse und Zahlungsdaten (Kreditkarte oder SEPA) direkt an Stripe übertragen. BetreuerWerk speichert keine vollständigen Zahlungsdaten. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag inkl. Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
8.5 BANKSapi (Open-Banking-Schnittstelle)
Für die optionale Kontoverknüpfung im Rahmen der Vermögensverwaltung von Betreuten nutzt BetreuerWerk die BANKSapi GmbH (Deutschland), einen BaFin-lizenzierten und PSD2-konformen Zahlungsauslösedienst. Eine Kontoverbindung wird ausschließlich nach ausdrücklicher Einwilligung des Nutzers hergestellt. Die abgerufenen Kontoinformationen (Kontobewegungen, Kontostand) werden ausschließlich in der Betreuungsakte des jeweiligen Betreuten gespeichert und nicht an Dritte weitergegeben. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
9. Betreuten-Daten und Verantwortlichkeit
Der Berufsbetreuer ist für Daten betreuter Personen eigenständiger Verantwortlicher im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) kann auf Anfrage unter florian@betreuerwerk.de abgeschlossen werden.
Daten betreuter Personen können besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO enthalten (z.B. Gesundheitsdaten). Der Nutzer trägt die Verantwortung für die jeweilige Rechtsgrundlage der Verarbeitung.
10. Speicherdauer
- Accountdaten: Dauer des Vertragsverhältnisses, Löschung innerhalb 30 Tage nach Kündigung
- Betreuten-Daten: bis zur aktiven Löschung durch den Nutzer oder Vertragsende
- Server-Logs: maximal 7 Tage
- KI-Eingaben/-Ausgaben: keine Dauerspeicherung durch Anthropic (ZDR)
- Rechnungsdaten: 10 Jahre (§ 147 AO)
11. Datensicherheit
- HTTPS/TLS-Verschlüsselung für alle Datenübertragungen
- Passwörter werden ausschließlich als kryptografischer Hash gespeichert
- Dokumente werden verschlüsselt im Object Storage gespeichert
- Zugriff auf Dokumente nur über zeitlich begrenzte signierte URLs
- Authentifizierung für alle Datenoperationen erforderlich
- ISO 27001-zertifiziertes Rechenzentrum
12. Ihre Rechte
Sie haben folgende Rechte gegenüber uns:
- Auskunft über verarbeitete Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
- Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
- Kein Profiling: Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung statt (Art. 22 DSGVO)
Beschwerde bei: Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen (LfD), Prinzenstraße 5, 30159 Hannover, www.lfd.niedersachsen.de
Anfragen richten Sie an: florian@betreuerwerk.de
13. Keine Weitergabe zu Werbezwecken
Wir verkaufen, vermieten oder tauschen keine personenbezogenen Daten zu Werbezwecken.
14. Änderungen
Die jeweils aktuelle Version dieser Datenschutzerklärung ist stets unter www.betreuerwerk.de/datenschutz abrufbar. Registrierte Nutzer werden bei wesentlichen Änderungen per E-Mail informiert.